情報共有にはクラウドを使うのがテレワーク時代の常識に。「NotePM」でメールもチャットも一元管理して効率UP
今は仕事の情報共有にクラウドは必須の時代です。クラウドのおかげで、いつでも、どこにいても必要な情報にアクセスすることが可能になりました。稼女の皆さんも日々クラウドで情報共有しているという人は多いでしょう。
クラウドはとても便利なものですが、日々進化しています。今回は、初心者でも使いやすいと評判のクラウド型ナレッジ共有ツール「NotePM」と、新たに加わったサービスについてご紹介します。
NotePMとは？
今回ご紹介するNotePMは、ウィキペディアのように、さまざまなドキュメントをクラウド上で管理するドキュメント専用の情報共有サービスです。価格は良心的な月額［1,000円／3名］からで、PCでもスマホでもタブレットでも使いやすく、初心者にもわかりやすいインターフェースになっています。
具体的にどのような特徴があるのか、下記にまとめてみました。
①Webでかんたん文書作成
こちらの回答結果を見ると、およそ4割の企業が万全でないことがわかりますね。セキュリティ対策をしていない理由としては、次のような回答がありました。
- やり方がわからない
- 予算の都合
- 上層部の不理解
セキュリティ対策は、いくら従業員が必要性を感じていても、最終的には経営陣が理解し、本気で取り組む姿勢が重要なんですね。
では、上記のグラフで「あまり自信がない」と答えた企業の問題点を見ていきましょう。
①Webでかんたん文書作成
高機能エディタとテンプレートで、簡単に文書が作成できます。ウィキペディアのように、Webで気軽にナレッジ情報を書き込み蓄積することが可能です。
②フォルダとタグで整理しやすい
ツリー構造で深い階層のフォルダもわかりやすいUI*になっています。タグにも対応しているため、簡単に情報を整理できます。
*UI…ユーザーインターフェース
③強力な検索機能
Word・Excel・PDFなど、ファイルの中身も全文検索できます。キーワードハイライト、ワンクリック絞込など、強力な検索機能も充実しているので、知りたいことがすぐに見つかります。
④柔軟なアクセス制限
規模に応じて、特定メンバー間での共有範囲を柔軟に設定できます。ゲストや参照専用権限にも対応しています。
⑤変更履歴を自動記録
更新記録を自動的に記録します。変更箇所はハイライト表示されるので、あとから参照してもわかりやすいです。
⑥ページを見た人がわかる
ページを見た人や参照時間の閲覧履歴を一覧表示できので、「あのドキュメント見ました？」という確認が不要になります。
他にも機能が充実しているので、気になる方はNotePMのHP（https://notepm.jp/）をご覧ください。
新機能が追加！Zapier（ザピアー）にも対応
今回、新たな機能としてZapier（ザピアー）に対応したと発表されました。Zapierとは、日々の業務で繰り返し作業しているタスクをエンジニアのサポートなしで簡単に自動化できるiPaaS*サービスです。たとえば、Googleドライブにファイルをアップロードしたら相手にそれをメールで通知する、といったような単純作業を自動化することができます。現在対象となるサービスは2,000種類以上あり、それらを組み合わせてオリジナルのアプリを作成することができます。
* iPaaS…Integration Platform as a Serviceのこと。複数のシステム（クラウドや自社サーバーの情報）同士を接続し、統合する必要に応えるソリューションのこと。
今回、このNotePMとZapierが連携されたことにより、下記のようなメールやチャットなど、バラバラに管理されていた情報を一元管理できるようになりました。
・Gmailの受信メールからNotePMの新規ページを作成
・slackメッセージからNotePMの新規ページを作成
※免責事項 本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。 本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を 補償したものではありません。 また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。
